Videókonferencia: már nem kényszer, hanem lehetőség

Mostanra a technológiai fejlődésnek hála egy videókonferencia tető alá hozása lényegesen egyszerűbbé (és olcsóbbá) vált, így a kommunikációnak ez a formája nemcsak a vállalatok, de a magánszemélyek életének is szerves része lett. Az utóbbi hónapokban pedig a koronavírus-járvány miatt az is kénytelen volt megismerkedni a Zoom, a Skype, a Google Meet, a Microsoft Teams, a GoToMeeting, a BlueJeans vagy épp a Cisco Webex Meetings platformjaival, aki korábban idegenkedett ettől a megoldástól.

A talán már mögöttünk hagyott időszak általános tapasztalata, hogy a kényszer szülte videómegbeszélések gyakran a vártnál eredményesebbek voltak, hozzájárultak a home office és a munkacsoport hatékony működéséhez. Ebből is látszik, hogy a „kamerákban” jelentős potenciál rejlik, amit érdemes kiaknázni azok után is, hogy az élet visszatér a normál kerékvágásba. Ehhez viszont tudatos stratégiára van szükség, melynek kidolgozásában egy szervezetfejlesztésben, projektmenedzsmentben és vezetési tanácsadásban jártas, szakértő partner tud a legtöbbet segíteni. Többek között azt is érdemes átgondolni, mikor alkalmazható továbbra is sikerrel a videókonferencia eszköze, és mik a korlátai most, hogy mindez újra „csak egy lehetőség”.

Amikor a videóhívás nem tudja helyettesíteni a személyes jelenlétet

Régi tétel, hogy az információáramlás 55, mások szerint 85 százaléka nonverbális csatornákon jut el a befogadóhoz. Ha ehhez hozzáadjuk a hangtónus változásait, amelyek egy részét a távbeszélgetések során technikai okok miatt szintén elveszítjük, belátható, hogy a videobeszélgetések talán soha nem fogják pótolni a személyes találkozást. Különösen igaz ez, ha a felek még nem ismerik egymást, és most próbálják a bizalmat kiépíteni.

Mondják, hogy „nincs második esélyed egy első benyomásra” ez alól pedig természetesen egy üzleti kapcsolat sem kivétel. Sokszor a másik fél kizárólag élőben dekódolható testbeszédéből lehet olyan információkat nyerni, amelyek előrelendíthetik, vagy épp időben megakadályozhatják az együttműködést. Egy, már jó ideje olajozottan működő kooperáció esetén tehát egy videókonferencia a kapcsolattartás optimális eszköze lehet, ám bemutatkozás gyanánt, vagy ha igazán fontos dolgokról van szó, nem javasolt.

További biztonsági szempont, hogy a gépek és vonalak, amelyeken a megbeszélés zajlik, mindig sérülékenyek, tehát elvben soha nem lehet 100%-ban kizárni, hogy illetéktelenek is hozzáférhetnek a „vonalhoz”.

Ugyanígy jó szolgálatot tehet egy vállalatnak a technika előszűrésre a munkaerő-kiválasztás során, azonban e folyamat során is megkerülhetetlennek tűnik legalább egy személyes találkozás, mielőtt egymás tenyerébe csapnánk.

A már meglévő kollégák esetén is akadhatnak olyan kényes helyzetek, amiket egész egyszerűen nem lehet hatékonyan kezelni egy képernyőkön át folytatott beszélgetéssel. Egy kritika megfelelő csomagolásához például nem árt, ha közben valóban a másik szemébe tudunk nézni.

Végezetül, bár egy videókonferencia valóban remek alternatívát kínál a megbeszélésekre, érdemes azt is mérlegelni, hány főig van értelme összeterelni az embereket a virtuális térben. Egyes szoftverek 250 főt is képesek egyidőben „vonalban tartani”, ami lényegében kizárólag egyirányú kommunikációra alkalmas. De nem is kell ennyire szélsőséges értéket mondani, hogy belássuk, bizonyos létszám felett a hatékonyság rohamosan csökken – ahogy egyébként a személyes találkozásokon is. Hogy ez a szám 5, 10, 20 vagy netán még több, az sok mindentől függ.

Amikor a videóhívás egyenértékű vagy akár jobb, mint a személyes jelenlét

Ahogy az információáramlás egyre gyorsabbá vált, az emberek többségének kialakult egy „rossz reflexe”: mindent AZONNAL akarunk. Az üzleti életben persze ez a gyorsaság sokszor a versenyelőny legfőbb záloga, így nem véletlen, hogy senki sem akarja vesztegetni az idejét. Ebből a szempontból előnyös, hogy egy videómegbeszélést tényleg szó szerint pillanatok alatt meg lehet szervezni, ellentétben egy személyes meetinggel. Közben pedig a metakommunikáció egy töredékét is „visszakapjuk”, ami határozott előny egy „hagyományos” telefonbeszélgetéshez képest.

Azoknál a multinacionális, vagy országosan több telephellyel dolgozó cégeknél, ahol a kollégák egymástól földrajzilag távol dolgoznak, a video chat jelentősen növelheti az összetartozás élményét. Egyes üzleti utak online alternatíváját minden egyes gazdasági szereplő megfontolhatja, hiszen ezzel jelentős idő és pénz takarítható meg úgy, hogy az eredeti célok szinte nem csorbulnak. Manapság az sem elhanyagolható szempont, hogy az utazások csökkentése révén a környezetet is védjük.

Az utazási idő megspórolásából adódik, hogy a videóhívások eszközével egy nap alatt sokkal több megbeszélés lebonyolítható. Ehhez hozzájárul az is, hogy egy laptopon, okostelefonon folytatott diskurzust a lényegi kérdések megbeszélése után többnyire sokkal könnyebb rövidre zárni, mint egy élő találkozót. Közben a forgalmi dugók és egyéb okok miatt előálló késések is ritkábbá válnak, ráadásul sokkal rugalmasabban tervezhetők tárgyalások a kora reggeli vagy a munkaidő végéhez közeli órákra is.

A munkahelyi trendeket nézve világos, hogy a távmunka aránya egyre magasabb lesz, márpedig a videókonferenciák gondosan megtervezett rendszere a hatékony home office alappillére lehet. Az adott napon vagy akár folyamatosan otthonról dolgozó kollégák így rendszeresen elláthatók utasításokkal, megvitathatóak velük a feladatok, erre pedig – lévén, hogy ez az egyetlen kapcsolatuk a munkahellyel és a beszélgetőpartnerrel – sok esetben jobban is koncentrálnak, mint egy irodai meetingen.

A fentiek persze még mindig csak egy szeletét jelentik a teljes kérdéskörnek. A legjobb válaszok megtalálásához pedig egy jelentős szervezetfejlesztési tapasztalattal rendelkező, szakértő tanácsadó bevonásán át vezethet az út.