Most aztán se folytatni, se abbahagyni, avagy: Hogyan tovább, home office?

Csak gyorsan, bármit!

Amikor a közelmúltban a cégek hirtelen és tömegesen álltak át az otthoni munkára, nagyon sokan rém büszkék voltak arra, hogy két nap alatt „pikk-pakk megoldották” ezt a kérdést. Felhívták a rendszergazdát, ő írt egy útmutatót, hogy ki-ki telepítse otthon a gépére a Teamviewert, vagy más, távoli elérést lehetővé tevő programot. E mellé még „felugrott” egy chat-program, mondjuk egy Zoom vagy egy Discord, és a dolog el volt intézve. Mindenki hozzáfért a benti gépéhez, dolgozhatott tovább.

Nos, ha az a feladat, hogy „mindegy, csak ne álljon meg az élet”, akkor a fenti megoldások tényleg teljesítik a feladatukat. Valahogy úgy, ahogy a kirándulás közben eltört lábat cipőfűzővel rögzítjük három bot között, vagy ahogy az autó menet közben leszakadt kipufogóját feldrótozzuk egy kerítésről letört darabbal. Mindkettő gyors, ingyenes és megoldja a problémát, mégsem hagyjuk úgy évekig. Miért? Mert tudjuk, hogy a hirtelen alkalmazott megoldás már középtávon is funkcióvesztéssel jár, végül pedig tönkreteheti a teljes rendszer működését.

Nincs ez másképp a home office-szal sem. Mivel a fenti néhány szoftver telepítésével a kollégák otthonról is el tudták látni a feladataik zömét, ezért talán meglepő lesz, amit most mondunk:

Azok után, hogy ezt ilyen frappánsan megoldottuk az elmúlt 2-3 hónapra, már sem visszatérni nem lehet a korábbi munkavégzési formához, sem pedig ebben a formában folytatni. Hadd fejtsük ki röviden, miért!

 Nincs visszaút

Nem kell jósnak lenni ahhoz, hogy megtippeljük: a kollégák egy jelentős része szeret(ett) otthonról dolgozni. A formának számos előnye van; a lazább körülmények, az alacsonyabb stressz-szint, a munkába járásra fordított idő „visszanyerése” és a többé-kevésbé egyéni időbeosztás a legkézenfekvőbbek közé tartoznak.

Így hát nem meglepő, ha keresni fogják az ilyen lehetőségeket, ha pedig választaniuk kell (és ez a jövőben egyre több munkavállalóra lesz igaz), akkor előnyben részesítik azokat a munkahelyeket, ahol több-kevesebb rendszerességgel van ilyen lehetőségük.

Ha úgy tetszik, a járvány kiengedett egy munkaerőpiaci „szellemet” a palackból, amit visszarakni már nagyon nehéz lenne – ezért talán megkönnyebbülés, hogy nemcsak nem kell visszatáncolni, de jól is járhatunk a változással, ám erről később.

Folytatni sem lehet?

Ebben a formában a home office sajnos nem tartható meg. Technikai szempontból azért, mert a legtöbb cégnél csak a szerencsén múlott, hogy a szerverek, kritikus adatbázisok védelmén nyitott kényszerű réseken nem férkőztek be rosszindulatú kódok vagy emberek. A lakásaikból bejelentkező dolgozók ismeretlen szoftveres környezetből, ellenőrizetlen alkalmazásokat futtatva használták a „benti” infrastruktúrát, és azt már ne is említsük, hogy egy otthoni gépet/rendszert nemcsak a kollégák használnak, hanem akár a családtagjaik is… A megvalósítások – jellemzően idő hiányában – technológiai szempontból sem lettek átgondolva, de ezek még a könnyebb feladatok közé tartoznak.

A fontosabb kérdéskör, hogy a home office gyakorlata nem tudatosan lett kialakítva. Amikor mindenki pánikszerűen otthon maradt, senki nem vizsgálta, hogy az adott, egyébként „irodai” munkakör mennyire alkalmas erre a foglalkoztatási vagy munkavégzési formára. Senki nem látta, gondolta végig, hogy ez a gyakorlat hogyan hat a szervezet egészére. A közösségre, a dolgozók moráljára, a cég teljesítményére, a vállalt határidőkre, a lojalitásra, a különböző vezetői szintek feladatellátására, a kontrollra – összességében a működésre.

Tehát ha egyszerűen véget vetünk a home office-nak, az elégedetlenséget szül, és rontja a dolgozók morálját, ha pedig változatlanul folytatjuk, mondjuk heti/havi néhány napban, az veszélyeket rejt a cég egészére?

Nos, valahogy így. De van megoldás, ami nemcsak mindkét dilemmát megoldja, de versenyelőnyt, költségcsökkentést is jelent.

Tudatos integráció

A home office nem mumus, és önmagában nem is egy új korszak hajnala. Egyszerűen egy eszköz, amit, mint szinte mindent, lehet rosszul, de lehet jól és eredményesen is használni.

A home office előnyei azonban kizárólag akkor jelentkeznek, ha tudatosan építjük be szervezetünk kultúrájába az otthoni munkát. Ilyen előny lehet a bérelt irodai alapterület-csökkenés és más költségcsökkentő tényezők, a magasabb dolgozói elégedettség, a rövidülő projekthatáridők, a sokat emlegetett employer branding javulása.

Ehhez pontosan ismerni kell a folyamatokat, ki kell választani azokat a munkaköröket, amelyekben a home office elképzelhető. Meg kell határozni annak optimális mértékét. Meg kell határozni továbbá azokat a technikai feltételeket, szabályozási paramétereket, amelyek mellett a home office-ban végzett munka legalább olyan hatékony, és biztonságos, mint az irodai. Ha kell, ehhez hozzá kell igazítani a cég jelenlegi folyamatait stb. Ez bizony egy szervezetfejlesztési projekt. Belátható és egy részterületre koncentrál, de számításba kell venni közben minden, a vállalat egészére gyakorolt hatást, ezért szakértelmet és tudatos tervezést, megvalósítást kíván.

Pontosan ezért hoztuk létre új szolgáltatásunkat. Első lépésben felmérjük a dolgozók véleményét, attitűdjeit a home office-szal kapcsolatban. Erről készítünk egy összefoglalót, amit ingyenesen adunk át az adott szervezet vezetőinek azzal a nem titkolt szándékkal, hogy ők is meglátják a lehetőséget a fejlődésre, és belátják: ha elindultak egy úton, jobb tudatosan végigjárni, mint visszafordulni.